Jak księgować zaliczki w KPiR?
Jak powinna zostać ujęta faktura zaliczkowa w KPiR?
Zgodnie
z przepisami podczas zawieranych transakcji sprzedawca może wymagać
od nabywcy wpłaty określonej sumy – zwanej zaliczką lub
przedpłatą – na poczet przyszłego dostarczenia towarów lub
świadczenia usług. W jaki sposób należy udokumentować ten fakt?
Czy rodzi on skutki podatkowe? Jesteś przedsiębiorcą, który
zobligowany jest do prowadzenia ewidencji finansowej w formie Księgi
Przychodów i Rozchodów? Dowiedz się, jak księgować
zaliczki w KPiR!
Czym jest zaliczka fakturowa i co zawiera dokument w tym zakresie?
Część należności, które wpłaca się na poczet przyszłej dostawy towarów bądź wykonania usług w celu zabezpieczenia wykonania umowy, nazywana jest zaliczką. Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT dokument dotyczący przedpłaty – czyli faktura zaliczkowa – powinien zawierać następujące elementy:
datę wystawienia,
kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje dokument,
imię i nazwisko lub nazwę zarówno podatnika, jak i nabywcy usługi lub towaru oraz ich adresy,
numery identyfikacji podatkowej powyższych podmiotów,
datę otrzymania zaliczki, o ile jest określona i różni się od terminu wystawienia dokumentu,
dane dotyczące zamówienia – nazwa sprzedawanego towaru (i ilość) lub świadczonej usługi, cena jednostkowa netto i wartość brutto,
wartość podatku wyliczoną według wzoru: kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku).
Ustawa o VAT umożliwia wystawienie faktury zaliczkowej do 30 dni przed otrzymaniem przedpłaty. Jej wystawienie nie powoduje jednak żadnych konsekwencji na gruncie podatkowym – taki obowiązek powstanie dopiero w momencie otrzymania danej kwoty lub dostarczenia towaru czy wykonania usługi.
Jak powinna zostać ujęta faktura zaliczkowa w KPiR?
Potwierdzająca otrzymanie przedpłaty faktura zaliczkowa nie wymaga księgowania w KPiR jako koszt lub przychód. Wynika to z tego, że moment rozliczenia w podatku VAT i w dochodowym jest różny. Pierwszy z nich następuje w momencie zapłaty/otrzymania wpłaty, a drugi ma miejsce w sytuacji wystawienia/otrzymania rachunku końcowego lub zakończenia świadczenia usługi czy dostawy towarów.
Na czym polega księgowanie faktury zaliczkowej?
Po otrzymaniu wpłaty na poczet przyszłych dostaw lub usług przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej. Powinien to zrobić nie prędzej niż 30 dni przed tym faktem i w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
A jak wygląda księgowanie faktury zaliczkowej u odbiorcy? Ona również nie będzie ewidencjonowana w kosztach uzyskania przychodu w momencie jej zapłaty. W przypadku podatników prowadzących KPiR podstawą do zaliczenia jej do kosztów będzie dopiero dokument końcowy.
Jeżeli natomiast chodzi o naliczony podatek VAT w związku z fakturą zaliczkową, podatnik może go odliczyć na zasadach ogólnych, czyli już w momencie jej otrzymania. Zarówno kupujący, jak i sprzedawca, ewidencjonują ją w rejestrze VAT. Z kolei księgowania w KPiR dokonują dopiero na podstawie otrzymanego rachunku końcowego.