Przejdź do głównej części

Najważniejsze informacje na temat białej listy VAT

?php the_title(); ?>
Damian 18 gru 2019 10:37

Weryfikacja kontrahentów i ich rachunków bankowych to elementy dochowania należytej staranności w podatku VAT. Służy do tego narzędzie określane mianem białej listy. STIR to rejestr prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jakie dane znajdziesz w STIR?

– wykaz czynnych podatników VAT, a także podatników których nie zarejestrowano lub wykreślono z rejestru, oraz podatników przywróconych do rejestru,

– numery zgłoszonych rachunków bankowych,

– daty rejestracji, wykreślenia, przywrócenia statusu czynnego podatnika VAT oraz podstawy prawne,

– sprawdzisz kontrahenta do 5 lat wstecz.

Dane z białej listy pozwolą Ci ocenić czy:

– powinieneś zapłacić kontrahentowi na wskazany w fakturze numer rachunku bankowego, czyli czy zachowasz prawo do rozliczenia zakupu w kosztach podatkowych,

– masz prawo odliczyć podatek VAT naliczony z faktury zakupu,

– twój kontrahent jest rzetelnym podatnikiem.

Jakich danych nie znajdziesz w białej liście?

– podatników zwolnionych z VAT, o ile dobrowolnie nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni (a takiego obowiązku nie mają),

– rachunków rozliczeniowych firm osób fizycznych, tzw. RORów czyli kont osobistych wykorzystywanych często przez najmniejsze firmy do rozliczeń w działalności gospodarczej,

Co to jest należyta staranność w podatku VAT?

Należyta staranność = weryfikacja kontrahenta, czyli z kim robimy biznes. Obowiązki te wynikają z praktyki gospodarczej, którą kształtują:

– orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości UE,

– orzecznictwa polskich sądów administracyjnych,

– Ministerstwo Finansów opracowało w 2018 r. metodykę w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych- do pobrania tutaj https://www.podatki.gov.pl/media/4522/metodyka.pdf

Kiedy i jak dochować należytej staranności?

– przed nawiązaniem współpracy z nowym kontrahentem sprawdź czy podmiot istnieje i czy jest czynnym VATowcem,

– przed wystawieniem faktury- sprzedawca powinien upewnić się czy podaje numer rachunku bankowego, który widnieje w wykazie, żeby kontrahent mógł bez obaw dokonać płatności,

– przed dokonaniem płatności swojemu kontrahentowi- dostawcy sprawdź czy płacisz na rachunek z wykazu STIR.

Jak sprawdzać? Kiedy sprawdzać?

Począwszy od stycznia 2020 r. sprawdź, czy rachunek bankowy kontrahenta, na który zamierzasz zapłacić za zakup- transakcję na kwotę 15.000 zł i więcej, widnieje na tzw. białej liście. Sprawdź tutaj: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka

Sprawdzać należy na różne dostępne sposoby np. dokonaj analizy danych dostępnych w sieci Internet:

– w wykazie STIR sprawdź czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy ma zgłoszone rachunki bankowe,

– w ceidg lub eKRS sprawdź czy podmiot istnieje, https://ems.ms.gov.pl/krs/danepodmiotu www.ceidg.gov.pl

– sprawdź czy osoby z którymi zawierasz umowy posiadają odpowiednie upoważnienia do reprezentacji podmiotu i działania w jego imieniu,

– sprawdź przedmiot transakcji, czy kontrahent posiada wymagane prawem koncesje, zezwolenia dotyczące towarów.

Zweryfikuj we własnym zakresie czy informacje, które podaje Ci potencjalny kontrahent są prawdziwe, czy mają odzwierciedlenie w udostępnionych powszechnie rejestrach.

Dane sprawdzamy zawsze na moment zawarcia transakcji! Na dzień przekazania dokumentów do zaksięgowania jest już za późno na weryfikację.

 

Pamiętaj, że księgowi księgują przeszłość, czyli efekt twoich, podjętych wcześniej decyzji.

 

Jakie ryzyko możesz ponieść?

– pozbawienie prawa do odliczenia VAT naliczonego (vat z faktur zakupu),

– jeśli kwotę 15.000 zł za 1 transakcję zapłacisz na rachunek spoza wykazu to nie zaliczysz do kosztów kwoty wydatku oraz będziesz odpowiadał solidarnie z kontrahentem, który z tej transakcji nie rozliczy należnego podatku vat do urzędu.

Jak nie odpowiadać solidarnie z kontrahentem za nierozliczony podatek VAT?

Jak nie utracić prawa do zaliczenia wydatku w koszty podatkowe?

Dochowuj należytej staranności! Ułóż procesy w firmie w taki sposób, żeby to działało. Zaktualizuj swój program do fakturowania, magazynowy, wprowadzaj tam faktury zakupu żeby system sprawdzał te dane automatycznie. Jeśli masz jedną czy dwie faktury zakupu na kwotę powyżej 15.000 zł to możesz sam tego pilnować. Powinieneś dokumentować proces weryfikacji tych danych. Wydrukuj zapis z rejestru lub zrób zrzut ekranu i zapisz go w swoim cyfrowym archiwum.

Gdy zapomniałeś sprawdzić… już za późno, zleciłeś przelew na kwotę powyżej 15.000 zł na rachunek, którego następnie nie znalazłeś na białej liście.

UWAGA! Masz 3 dni, aby zgłosić ten fakt do naczelnika urzędu skarbowego twojego kontrahenta.

Czy zgłaszać każdy przelew na konto spoza wykazu?

Z literalnego brzmienia przepisów ustawy można wysunąć wniosek, że niestety tak należy postępować. Jednak stanowisko Ministerstwa Finansów jest łagodniejsze. Departament VAT stwierdził, że nie trzeba przy każdej płatności na rachunek nieujawniony w wykazie wysyłać zawiadomienia naczelnikowi. Wystarczy złożyć jedno zawiadomienie. Późniejsze płatności będą uznawane za bezpieczne.

Opracowano: Kinga Lesiak, Główna Księgowa hey taxes biuro rachunkowe sp. z o.o.