Co to jest i z czego składa się Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów?

Podatkowa księga przychodów i rozchodów to uproszczona ewidencja księgowa, która służy do ujmowania zdarzeń gospodarczych. Stanowi ona księgę podatkową, o której mowa w ustawach podatkowych. PKPiR składa się z 17 kolumn, z których najczęściej wykorzystuje się kilka do zaewidencjonowania:

• przychodów ze sprzedaży (kolumna 7), pozostałych przychodów np. odsetki bankowe (kolumna 8),
• zakupu towarów handlowych i materiałów podstawowych (kolumna 10) oraz kosztów ubocznych związanych z tymi zakupami (kolumna 11),
• wydatków na wynagrodzenia, zarówno w gotówce, jak i w naturze (kolumna 12),
• pozostałych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej (kolumna 13) np. faktury za energię, Internet, wynajem biura.

Zapisy zdarzeń gospodarczych w PKPiR powinny być dokonywane w języku polskim i w walucie polskiej. Zapisów należy dokonywać w sposób czytelny, staranny i trwały. Księgowań dokonuje się jedynie na podstawie rzetelnych i prawidłowych dowodów księgowych. Podatnik ma obowiązek chronologicznie ponumerować dowody księgowe oraz karty księgi.

Kto musi prowadzić PKPiR?

Do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów zobowiązane są:

• osoby fizyczne, osiągające przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, które jako formę opodatkowania wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,
• spółki jawne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły 2 000 000 euro w przeliczeniu na walutę polską.

Jak księgować operacje gospodarcze w PKPiR?

Przychody w PKPiR ujmuje się w dacie powstania przychodu, o której mowa w ustawie o PIT. Jest to najczęściej dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności.

Koszty uzyskania przychodów ewidencjonuje się w różnych datach, w zależności od rodzaju kosztu.

Zakup towarów handlowych oraz materiałów, ewidencjonuje się w dacie wystawienia faktury, pod warunkiem że wraz z dostawą towarów przedsiębiorca otrzymał fakturę. Jeżeli materiał lub towar handlowy został dostarczony przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić pis otrzymanej dostawy (imię, nazwisko/firma i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału/ towaru handlowego) i na tej podstawie należy dokonać wpisu w księdze. Opis musi być przechowywany tak jak dowód zakupu i podpięty pod otrzymaną w późniejszym terminie fakturą.

Wynagrodzenia oraz składki ZUS finansowane przez pracodawcę należy ujmować pod datą faktycznego poniesienia wydatku, czyli wypłaty lub postawienia do dyspozycji.

Sposób księgowania pozostałych wydatków wynika z przyjętej metody księgowania kosztów.

Rozróżnia się dwie metody:

1. kasowa – polega na uwzględnianiu kosztów w dacie poniesienia kosztu, tj. w dacie wystawienia dowodu księgowego;
2. memoriałowa – wymaga klasyfikowania kosztów na związane bezpośrednio i pośrednio z osiąganym przychodem.

Gdzie powinna znajdować się Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów powinna być przechowywana w miejscu wykonywania działalności gospodarczej lub w miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba firmy.

Jeśli podatnik prowadzi przedsiębiorstwo wielozakładowe, to w każdym z zakładów powinna znajdować się księga podatkowa.

W sytuacji, gdy podatnik zlecił prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu to miejscem przechowywania księgi może być siedziba biura rachunkowego lub miejsce wykonywania działalności.

Zasady prowadzenia Księgi Podatkowej

Księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona w sposób rzetelny i niewadliwy. Obowiązek ten nakłada par. 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR.

Przez rzetelność KPiR należy rozumieć, że zapisy księgi odzwierciedlają stan rzeczywisty zdarzeń gospodarczych. Ponadto księga jest rzetelna, gdy niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5% przychodu wykazanego w księdze, podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez organ podatkowy, błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada dowody księgowe odpowiadające warunkom określonym w przepisach.

Księga przychodów i rozchodów jest niewadliwa, gdy jest prowadzona zgodnie z przepisami obowiązującego rozporządzenia o PKPiR i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za wadliwą, jeżeli brakuje w niej na przykład dat, danych kontrahentów lub występują niechronologiczne zapisy.

Jakie dowody księgowe mogą być wpisane do Księgi?

Podatnik dokonuje zapisów w KPiR na podstawie dowodów księgowych źródłowych oraz dowodów zbiorczych. Są to na przykład faktury vat, raporty fiskalne, dowody wewnętrzne, listy płac, wyciągi bankowe, pokwitowanie opłaty za przejazdy autostradą. Po zaksięgowaniu na każdy dowód należy nanieść numer, pod którym został on ujęty w księdze. Jeżeli w dowodzie wartość jest podana w walucie obcej, podatnik jest zobowiązany przeliczyć walutę na polskie złote po właściwym kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym.

Metody korekty zapisów w PKPiR

Rozporządzeniem w sprawie prowadzenia PKPiR dopuszcza dwie metody korekty błędnych zapisów:

1. skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie prawidłowej, przy czym dotychczasowy zapis musi pozostać czytelny, a poprawka podpisana i oznaczona datą jej dokonania;
2. wpisanie do księgi dowodów zawierających korekty błędnych zapisów- zapisy zmniejszające przychody bądź koszty mogą być zapisywane ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (storno).

Jakich operacji nie wpisuje się do PKPiR?

Niektórych zdarzeń gospodarczych nie wykazuje się w księdze przychodów i rozchodów. Są to m.in:

• otrzymane lub zapłacone zaliczki – nie stanowią przychodu podlegającego opodatkowaniu ani kosztów uzyskania przychodów;
• koszty inwestycji w trakcie realizacji – na przykład budowa środka trwałego o wartości przekraczającej kwotę 10.000 złotych; rozliczenie nastąpi po zakończeniu inwestycji w formie odpisów amortyzacyjnych;
• obrót opakowaniami zwrotnymi wydawanymi za kaucją;
• otrzymanie jednorazowej pomocy na rozpoczęcie działalności gospodarczej, na przykład środki dla osoby bezrobotnej z urzędu pracy.